Uma das etapas mais importantes em um planejamento comercial é a elaboração do funil de vendas. Uma ferramenta simples, mas que ajuda os gestores e suas equipes a entenderem claramente quais são as etapas do ciclo da venda, desde o primeiro contato com o cliente até o momento do fechamento do negócio.
O funil de vendas deixa claro quais são as responsabilidades de cada integrante da equipe no processo, e ajuda a visualizar as taxas de conversão de cada etapa, identificando gargalos e ajudando na definição das metas de prospecção.
Mas afinal, o que é o funil de vendas?
O funil de vendas é uma representação visual onde são ilustradas todas as etapas do ciclo de relacionamento com um cliente, desde o primeiro contato até o fechamento do negócio.
Vamos simular como seria o funil de vendas de uma empresa que vende software online, no modelo de assinatura mensal, fazendo prospecção através de ligações telefônicas.
O primeiro passo dessa empresa é ligar para uma lista de prospects (potenciais clientes), com o objetivo de transformar este prospect em um lead. Neste momento, o cliente em potencial que apresenta necessidade da solução e interesse na demonstração do software, torna-se um lead qualificado. Posteriormente, o objetivo é atender o novo lead com um teste gratuito da solução e finalmente fechar o negócio.
Este processo é chamado de funil, pois cada uma dessas etapas reduz a quantidade de contatos da etapa anterior. Por exemplo, esta empresa poderia precisar ligar para 100 prospects para conseguir agendar 30 demonstrações, destes 30 leads gerados, 10 aceitariam fazer o teste do software e 2 fechariam negócio.
A representação visual deste funil de vendas então ficaria assim:
Qual a importância do funil de vendas para a prospecção de clientes?
Conforme a empresa passa a criar um histórico de ligações e relacionamento com os clientes, fica fácil identificar um padrão nas taxas de conversão e definir as metas para cada etapa do funil, como a quantidade de prospects que precisam ser contatados na prospecção. No exemplo anterior, se a meta de fechamento é de 4 clientes por mês, sabe-se que é preciso fazer pelo menos 200 ligações.
Essa visualização facilita o entendimento do processo comercial como um todo, e fornece informações importantes na etapa de prospecção. Além de facilitar a visualização das metas de ligações, os gestores podem incentivar suas equipes a melhorarem as taxas de conversão, fazendo comparativos com períodos anteriores ou com benchmarkings de mercado, aumentando assim a eficiência da equipe sem necessidade de aumento de custos.
Como utilizar o funil de vendas na prospecção de clientes?
Primeiramente, é preciso ter uma visão clara do funil de vendas para entender como se dará o desdobramento de cada fase do processo. A primeira tarefa então é criar a representação gráfica do funil, detalhando o ciclo da venda e o tempo médio que o lead passa em cada etapa.
Algumas negociações são mais complexas e o ciclo de vendas pode demorar semanas ou até meses, dependendo do processo interno da empresa para aquisição ou do valor da compra. Esta informação é essencial no planejamento da fase de prospecção. Se a empresa oferece a opção de teste por 30 dias, esse período deve ser informado no funil de vendas, assim como uma estimativa de tempo em cada etapa.
Estas informações podem ser extraídas através de uma análise do histórico de vendas da empresa. Caso o negócio seja recente, pode-se buscar informações na internet e tentar fazer benchmarkings com os principais concorrentes do mercado.
Defina Metas
Após o funil de vendas estar criado com as informações mais próximas da realidade, deve-se definir as metas de conversão de cada etapa. Mesmo a fase de prospecção sendo a primeira atividade no ciclo de vendas, as metas do funil devem ser estabelecidas de baixo para cima, ou seja, da base do funil para o topo.
Isto porque o planejamento de vendas deve estar sempre alinhando com o planejamento estratégico do negócio. Sendo assim, é preciso conhecer os principais objetivos da empresa para se estabelecer as metas de vendas e resultados.
Quando se estabelece as metas de vendas e existe um histórico de conversão de cada etapa do funil, fica fácil estabelecer as metas das etapas anteriores ao fechamento. Ao estabelecer suas metas, considere o tempo médio de cada etapa, assim, sabe-se que os prospects contatados hoje serão convertidos em clientes somente após passar pelo tempo médio total do funil de vendas.
Lembre-se também de definir metas que melhorem de forma gradativa as taxas de conversão, fazendo a equipe procurar sempre melhores resultados.
Utilize uma ferramenta de apoio
Dependendo o tamanho da equipe comercial ou volume de oportunidades simultâneas, a gestão do funil de vendas pode ser complexa e trabalhosa. Atualmente existem no mercado uma série de ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) que são exclusivas para gerenciar o funil de vendas, facilitando a operação por parte da equipe, assim como o acompanhamento e análise dos resultados por parte dos gestores.
Considerações Finais
O funil de vendas ajuda as empresas a terem previsibilidade de resultados, por isso é uma ferramenta vital na gestão comercial. Empresas que querem se manter competitivas devem sempre manter um acompanhamento muito próximo do seu funil de vendas, gerindo as atividades da equipe e garantindo que as metas de cada etapa sejam cumpridas.
Um trabalho de prospecção de clientes que não inicia pela gestão do funil de vendas tende a não ter a mesma eficácia, pois suas metas não são baseadas em dados reais e não mostra uma direção clara na busca por resultados.