O uso de planilha de prospecção de clientes é um verdadeiro aliado das equipes de vendas, aproveitando um maior controle dos processos de prospecção.
Afinal, é importante ter informações detalhadas sobre o processo de vendas, com o intuito de garantir que se tenha eficiência no processo.
Acompanhar de perto o desempenho dos vendedores e da equipe SDR é indispensável, para que se possa ter indicadores de performance. Nós trouxemos algumas informações para te ajudar a implementar o uso da planilha de prospecção de clientes em seu negócio e um modelo pronto para baixar. Confira tudo a seguir.
Modelo de planilha de prospecção de clientes: quando usar?
Uma planilha de prospecção de clientes é uma grande aliada para que a equipe de vendas não conte apenas com a própria memória para prospectar com eficiência. Tendo em vista que, esse cenário abre margem para uma série de falhas que podem ocorrer, gerando prejuízos para as vendas.
Um truque importante de observar é que a planilha de prospecção deve ser prática e completa, para que a equipe use a ferramenta de maneira assertiva.
Não é raro que nas empresas sejam implementadas planilhas muito detalhadas e complexas. O que faz com que as pessoas percam tempo ao invés de otimizar a própria jornada usando a ferramenta.
Quando o objetivo é potencializar os resultados, é preciso ter clareza de que o uso de ferramentas personalizadas faz toda a diferença.
Afinal, impacta diretamente na rotina da equipe, evita perda de tempo e possibilita ótimos resultados para o negócio.
Toda empresa que tem equipe de prospecção deveria usar uma boa planilha, justamente com o intuito de garantir que seja possível acompanhar as etapas e o volume de prospecções que estão sendo feitas.
Uma vez que, o trabalho de prospecção exige uma equipe intensamente dedicada, que precisa entrar em contato com muitos leads diariamente para que seja possível fechar negócios.
Se não há controle sobre o número de contatos feitos, naturalmente se torna impossível estabelecer metas realistas para a equipe de vendas.
Portanto, é um trabalho que precisa ser acompanhado, para que se possa ter indicadores relevantes que auxiliem na tomada de decisões estratégicas.
Como utilizar uma planilha de prospecção de clientes?
A utilização de uma planilha de prospecção de clientes requer, antes de mais nada, o uso de um modelo adequado para a rotina da equipe.
Tendo em vista que, o mais comum é que as empresas implementem o uso de planilhas que são exacerbadamente complexas. O que faz com que a equipe tenha adesão pontual e com o passar dos meses, a adesão ao uso da planilha caia significativamente.
Aspecto que influencia negativamente na possibilidade de acompanhar os indicadores de gestão. Afinal, por não haver uma adequação da planilha para a rotina de sua equipe, são muitos campos que não parecem fazer sentido para o preenchimento.
O que faz com que seja relevante personalizar qualquer planilha, para que ela seja prática de usar. É óbvio que ao inserir uma planilha para ser usada pela equipe é preciso considerar um período de adaptação.
Todavia, é indispensável que se considere treinar a equipe, esperar um período de adaptação do uso da ferramenta e só então iniciar as adequações que são apontadas como necessárias pelos usuários da planilha.
Justamente para que seja possível evitar que o uso da ferramenta seja abandonado pela equipe, que acaba tendo maior dificuldade de se adaptar quando há muito trabalho para preencher lacunas que não parecem fazer sentido para a equipe de vendas.
A importância de ter informações precisas sobre a prospecção de clientes
Prospectar clientes é algo extremamente valioso para empresas dos mais variados setores. Afinal, é através da prospecção que se alcançam novos clientes, conquistando uma base de consumidores fiéis cada vez maior para a organização.
Todo negócio precisa captar novos clientes todos os meses. Mas para tal, é importante ter clareza de quais são as metas que precisam ser alcançadas.
Bem como, é importante considerar que criar esse tipo de indicador ajuda a empresa a visualizar que tipo de resultado está obtendo. Se uma organização entra em contato com 100 pessoas visando gerar venda e só consegue efetuar 1 venda, se tem um indicador de quantos contatos são necessários para alcançar a meta em vendas.
Além disso, com os dados da planilha é possível acompanhar a performance mensal, trimestral e semestral. De modo que, os responsáveis consigam ter uma visão do processo, entendendo onde podem estar ocorrendo erros que levam o negócio a fechar menos vendas que o ideal.
Portanto, ter dados é indispensável para que uma análise minuciosa possa ser feita e a equipe responsável possa implementar ajustes.
Dessa forma, é possível estruturar um processo de prospecção que ganha eficiência conforme os erros são cometidos e ajustados. Afinal, é justamente esse aperfeiçoamento que garante a competitividade da empresa no mercado em que atua.
Dicas para usar a planilha de prospecção de clientes
Como já vimos, é importante usar uma planilha personalizada, respeitando as considerações da equipe de vendas. Afinal, se uma planilha fica apenas 1 dia sem preenchimento todo o trabalho poderá ser perdido, por não conseguir rastrear os dados daquele período com eficiência.
Dito isso, trouxemos algumas dicas úteis para implementar em seu negócio, com o objetivo de que a equipe tenha o melhor aproveitamento do uso de uma planilha de prospecção de clientes, confira:
1. Oriente sua equipe para que seja disciplinada no uso da planilha
Para que uma planilha de prospecção de clientes seja eficiente é preciso que a equipe responsável pelo preenchimento seja disciplinada.
Todos os profissionais precisam separar um tempo diário para inserir as informações no documento mantendo a planilha devidamente atualizada.
Uma planilha que não é devidamente preenchida acaba gerando resultados e indicadores falsos, que vão gerar prejuízos caso sejam usados para nortear decisões estratégicas.
Portanto, é indispensável que todos os profissionais responsáveis pelo devido preenchimento sejam orientados em relação à prospecção eficaz.
2. Garanta o preenchimento eficiente
Uma equipe de vendas tem profissionais com diferentes perfis. Todavia, é importante que todos sejam treinados para que possam preencher a planilha com as informações seguindo um padrão.
Se um colaborador usa excessos de abreviações ou informações que só ele entende, é natural que os demais não tenham um bom aproveitamento das informações.
Portanto, é importante estabelecer um modelo a ser seguido, para que todos adotem e possam usar a planilha da melhor forma possível.
Deixar de escrever os detalhes pode ser muito prejudicial para o fechamento de um negócio. Afinal, os detalhes fazem a diferença e são muito relevantes para que se possa fechar negócios com eficiência, encantando os clientes.
3. Faça backup das informações da planilha
Um erro muito comum é não fazer backup de informações das planilhas. Afinal, quando muitos profissionais usam o mesmo material é comum que erros ocorram. Por isso, é indispensável ter uma solução de backup para que faça o salvamento dos dados.
De modo que, seja possível recorrer ao backup caso alguma informação relevante se perca ou seja apagada por engano.
Compartilhar a planilha através de Google Docs ou outras ferramentas de nuvem é uma ótima solução. Justamente por ter backup automático, que ajuda a recuperar a cópia de segurança caso exista algum problema com os dispositivos ou versões em uso.
Trabalhando em nuvem todos os profissionais conseguem acesso facilitado ao conteúdo. Além disso, é possível compartilhar o material somente com os que realmente precisam ter acesso a ele.
4. Preste atenção à formatação
É preciso usar um modelo de planilha que permite que todos os elementos fiquem em seus devidos lugares.
Dessa forma, é possível garantir que todos compreendem o que precisa ser preenchido em cada posição da planilha.
Perceba que, é necessário ter uma formatação adotada por todos os colaboradores que usam a planilha para que os responsáveis por ler e interpretar os dados consigam entender.
Justamente para que a planilha sirva como base fundamental para que se possa construir relatórios detalhados.
5. Use todos os recursos disponibilizados e compatíveis com a planilha de prospecção
O uso de cores para assinalar o status do processo com aquele lead, fórmulas que calculam dados automaticamente e uma série de outras ferramentas tornam o uso da planilha muito mais agradável e prático.
Existem muitos tutoriais online de como personalizar uma planilha. O que é útil para que ela seja totalmente configurada para que seja personalizada para a empresa.
Dessa forma, é possível ter uma ferramenta completa e bastante visual. O que faz com que a equipe tenha facilidade de observar as informações rapidamente. Não sendo necessário perder tempo por causa da planilha, que estará bem configurada para que seja fácil compreender seus dados.
6. Compartilhe as informações somente com quem precisa usar a planilha de prospecção
A empresa precisa ter o cuidado de só compartilhar as informações com os colegas que realmente precisam usar a planilha. Afinal, muitas informações contidas nela são confidenciais e estratégicas para a empresa.
Por isso, é preciso proteger a planilha com o uso de senhas e liberação da ferramenta sob responsabilidade de um único profissional. Dessa forma, todos que utilizarem serão responsáveis pela confidencialidade dos dados.
E é possível rastrear com maior facilidade qualquer tipo de vazamento de informações. Dessa forma, é possível evitar novos problemas no futuro.
Planilha de prospecção de clientes para download grátis
Nós desenvolvemos uma planilha que ajudará sua empresa a armazenar dados, oferecendo uma visão completa sobre a prospecção que está em andamento.
Bem dividido em linhas e colunas, para que seja possível reunir todas as informações referentes à prospecção. Dessa forma, é viável garantir que a empresa armazene todos os dados, usando a planilha de prospecção de clientes como uma ferramenta que facilita de forma significativa o acompanhamento dessa atividade.
Dados do contato
Na primeira aba da planilha sua equipe encontrará a parte dedicada ao preenchimento de dados do contato.
De modo que, seja possível ter as informações necessárias para que a equipe possa entrar em contato com o potencial cliente, como:
- Nome da empresa;
- Nome do contato;
- Telefones;
- E-mail;
- LinkedIn;
- Facebook;
- Perfil do contato.
Preparação para prospecção
Na próxima aba da planilha a equipe encontra a página de preparação para o contato. Afinal, para fazer contato e oferecer um produto ou serviço, é importante pensar em:
- Nome da empresa;
- Como teve acesso ao contato;
- Qual é a dor desse cliente?
- Apresente-se sob medida.
Dessa forma é possível garantir que a apresentação da empresa seja personalizada. Justamente para que a equipe possa alcançar resultados mais expressivos.
Afinal, a equipe de vendas se organizou para a interação e não apenas pegou o contato aleatoriamente e usou um script de vendas pré-programado.
Followup
A próxima página de nossa planilha é organizada para o follow-up. Afinal, é normal que o primeiro contato não termine no fechamento da venda. Por isso, é preciso ter algumas informações, como:
- Nome da empresa;
- Data agendada;
- Tipo de contato;
- Status;
- Resumo do contato.
Para tornar o uso dessa página ainda mais interessante para sua empresa, é útil escolher cores que ajudem a tornar mais visível a data agendada e o status, visando que dê prioridade aos contatos que são mais emergenciais a cada dia.
Dessa forma, terá um ótimo aproveitamento da planilha de prospecção de clientes, que tem enorme potencial de realmente proporcionar novos negócios e viabilizar que sua equipe ganhe em termos de eficiência.
Uma vez que, a organização proporcionada pela planilha impacta de forma significativa nos resultados que se pode ter. Que tal baixar sua planilha de prospecção de clientes agora mesmo?
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